Giống như khi đi học cần có các bài thi và điểm số để đánh giá quá trình học tập, trong công việc cũng cần đến một hệ thống các chỉ số để đánh giá mức độ hoàn thành một công việc cụ thể. Các chỉ số đó chính là KPI.

Để hiểu rõ hơn KPI là gì, bài viết sau đây sẽ giúp bạn đi sâu vào khái niệm, lợi ích, cách phân loại và tiêu chí để xây dựng KPI hiệu quả.

Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu về khái niệm KPI trong doanh nghiệp dưới góc nhìn của một nhà quản trị thông qua video ngắn dưới đây.

Nguồn: Youtube – Cấy Nền Radio.

1. KPI là gì?

KPI viết tắt của Key Performance Indicator là các chỉ số đo lường hiệu suất. KPI trước đây thường được dùng để đặt chỉ tiêu cho bộ phận kinh doanh nên còn được gọi là chỉ tiêu kinh doanh.

Hiện nay KPI đã là một phần thông dụng của các doanh nghiệp và được áp dụng cho tất cả các bộ phận từ nhân sự, marketing, sản xuất. Vì về cơ bản, KPI là những mục tiêu được đặt ra từ ban đầu khi lên kế hoạch để mọi người dựa theo đó làm việc.

Làm việc dựa trên KPI

Tham khảo: Những chỉ số KPI cần đo lường khi chạy chiến dịch.

2. Lợi ích của KPI.

KPI có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc tạo động lực cho các nhân viên đạt được mục tiêu đã đề ra và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Cụ thể, lợi ích của KPI bao gồm:

• Là một bộ công cụ để định hướng kế hoạch, triển khai thực hiện và đo lường hiệu quả của các chiến dịch.
• Giúp cho những người lãnh đạo cập nhật được tình trạng hoạt động của các phòng ban và cả doanh nghiệp.
• Đo lường hiệu suất làm việc của doanh nghiệp, các cá nhân và các bộ phận.
• Định hình và phát triển của chiến lược phù hợp cho doanh nghiệp theo từng thời kỳ.
• Giúp các cá nhân trong tổ chức có cái nhìn tổng quát và mục tiêu cụ thể trong công việc, hiểu được những mục tiêu ưu tiên để có hành động tương ứng.
• Hỗ trợ việc đánh giá khen thưởng hằng năm và có những điều chỉnh kịp thời để đạt được mục tiêu chung.

3. Phân loại KPI.

Vậy, KPI có những phân loại như thế nào?

3.1. KPI theo chức năng bộ phận.

KPI có thể được phân loại dựa theo tính chất của KPI hoặc dựa theo chức năng của bộ phận. Về chức năng bộ phận, KPI có thể phân thành KPI kinh doanh, KPI tài chính, KPI marketing, KPI quản lý dự án. Trong đó KPI kinh doanh và KPI marketing thường được mọi người quan tâm nhiều nhất.

KPI kinh doanh giúp điều hướng các quy trình kinh doanh và xác định các lĩnh vực tăng trưởng cũng như các phần cần được cải thiện. Một số ví dụ về KPI kinh doanh như tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, tỷ lệ lợi nhuận trên vốn, doanh thu bán hàng, Giá trị tuổi thọ của khách hàng (LTV).

Ví dụ KPI marketing (Nguồn: Võ Thái Lâm)

KPI marketing giúp đội ngũ marketing theo dõi mức độ thành công của các chiến dịch quảng bá trên các kênh khác nhau. KPI marketing cho phép team marketing có cái nhìn tổng quát về chiến dịch đã và đang thực hiện và đưa ra chiến lược cho những chiến dịch sắp tới. Các KPI marketing phổ biến như lượt truy cập website, tỷ lệ chuyển đổi, lượt tiếp cận bài viết, lượt tương tác…

3.2. KPI theo tính chất của mục tiêu.

KPI phân loại theo tính chất gồm KPI mang tính chiến lược và KPI mang tính chiến thuật. Các mục tiêu mang tính chiến lược thường có tác động trực tiếp đến sự phát triển hay sống còn của công ty. Trong khi các KPI mang tính chiến thuật thường gắn liền với các chiến dịch hay hoạt động nhỏ hơn, cục bộ hơn của từng phòng ban.

Ví dụ KPI chiến lược của công ty là phải đạt được doanh số 12 tỷ trong năm, không đạt được con số đó thì hoạt động công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư có thể rút vốn hoặc không đủ chi phí vận hành tiếp tục.

Phân loại KPI theo tính chất của mục tiêu

Mặt khác, ví dụ KPI mang tính chiến thuật như social media KPI của công ty là trong tháng tiếp theo phải đạt được 1000 leads qua kênh Facebook. Việc đạt được con số này không chắc chắn sẽ mang lại doanh thu để đảm bảo việc sinh tồn của công ty. Nhưng KPI này lại giúp đo lường được hiệu quả của những công việc mà bộ phận marketing thực hiện để từ đó đưa ra những chiến thuật cho thời gian tới.

Tham khảo: Tầm quan trọng của Social Media Marketing Agency.

4. SMART – tiêu chí khi xây dựng KPI.

Sau khi hiểu rõ KPI là gì và tầm quan trọng của nó thì bước tiếp theo là xây dựng KPI. Để xây dựng được một bộ tiêu chí KPI hiệu quả thì phương pháp SMART sẽ rất hữu ích.

Định nghĩa SMART, được viết tắt từ:

SMART là gì?

KPI là một công cụ rất hữu hiệu trong việc đo lường hiệu quả của doanh nghiệp hay bộ phận. Có nhiều cách khác nhau để xác định KPI nhưng nhìn chung việc xây dựng KPI đều dựa trên tiêu chí SMART.

Tham khảo: Mô hình SMART là gì? Xác định mục tiêu Marketing theo SMART.

Như vậy, hãy xây dựng cho mình những chỉ số đo lường hiệu quả cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có mốc thời gian cụ thể.