Hệ thống quản trị nội dung (CMS – Content Management System) được ví như xương sống của website. 

Là một nền tảng để thiết kế giao diện web, vận hành web và quản trị nội dung một cách thống nhất. Chỉ bằng một vài thao tác click, người dùng có thể dễ dàng tổ chức và điều hành toàn bộ nội dung cũng như giao diện của website (Văn bản, ảnh, video, content hay thậm chí cả các ứng dụng mở rộng).

Lựa chọn đúng hệ thống quản trị nội dung sẽ tiếp thêm sức mạnh cho content. 

Ngược lại, nếu bạn không lựa chọn đúng, dù content của bạn có tốt đến mấy thì chiến dịch marketing của bạn khó có thể thành công. Hiện nay, nhiều tổ chức vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống quản trị nội dung, dẫn đến hạn chế trong việc tổ chức content, không phát huy được tiềm năng vốn có.

Dưới đây là 8 yếu tố giúp bạn lựa chọn đúng hệ thống quản trị nội dung cho website của bạn.

1. Cơ cấu tổ chức (Organizational impact) của một hệ thống quản trị nội dung (CMS)

Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn phải xác định chính xác những gì bạn muốn xây dựng, lựa chọn nền tảng CMS phù hợp với hoạt động doanh nghiệp cũng như cơ cấu tổ chức của bạn. Bạn phải xem xét tất cả các yếu tố bạn muốn thể hiện trên website của bạn.

Dựa trên sự phát triển của công nghệ, bạn có thể lựa chọn CMS mã nguồn mở (Mã nguồn có sẵn bạn có thể nghiên cứu và sửa đổi) hoặc CMS độc quyền (Chuyên môn hóa cho một ngành cụ thể và nội dung liên kết với nó). Nền tảng CMS có mã nguồn mở cho phép bạn thực hiện chu trình phát triển hiệu quả nhưng tương đối tốn thời gian. Trong khi CMS độc quyền có mã nguồn đóng, cho phép bạn tạo các tiện mở rộng và thêm chức năng theo nhu cầu nhưng không cho phép bất cứ ai truy cập mã nguồn.

2. Nhu cầu của doanh nghiệp (Business requirements)

Yếu tố quan trọng thứ hai là phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp. Mỗi loại CMS đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, bạn phải dựa vào nhu cầu và mục đích doanh nghiệp để lựa chọn CMS tốt nhất cho bạn. 

Bạn muốn phát triển một Blog, một trang tin tức hay một web bán hàng. Khi doanh nghiệp bạn lớn mạnh hơn, phát triển hơn, website sẽ trở nên vô cùng quan trọng, bạn có cần mở rộng hay thêm các chức năng gì cho website so với hiện tại không?

Hãy dành thời gian liệt kê tất cả những ưu tiên của bạn và hình dung rõ ràng giao diện trên website mà bạn cần. Điều này không chỉ giúp cho hệ thống quản trị của doanh nghiệp được duy trì thống nhất mà còn tiết kiệm không ít chi phí cho bạn.

3. Các nền tảng phổ biến nhất hiện nay (Types of platform)

Dưới đây là những thông tin về các nền tảng CMS tốt nhất hiện nay có thể giúp bạn đưa ra lựa chọn chính xác hơn:

• WordPress: là nền tảng CMS miễn phí có mã nguồn mở, dễ sử dụng và phổ biến nhất trên thế giới. Theo Alexa Ranking, có hơn 14,7% website trong top một triệu website chất lượng nhất hiện nay đang chạy nền tảng này, chiếm hơn 50% số nền tảng CMS đang được khởi chạy. Với những ưu điểm nổi bật như: cập nhật phiên bản liên tục (Phiên bản mới nhất hiện nay là WordPress 5.2 phát hành ngày 7/5/2019), hệ thống chủ đề (theme) đồ sộ, có khả năng biên tập bài viết mạnh mẽ và giao diện dễ sử dụng phù hợp với cả người mới đầu. Hơn nữa, nền tảng này còn hỗ trợ trang đăng ký người dùng và cộng đồng hỗ trợ người dùng.
• Joomla: Là nền tảng CMS miễn phí có nguồn mở phổ biến thứ hai sau WordPress. Nếu bạn đang tìm kiếm nền tảng có khả năng tùy biến vô tận, đòi hỏi phải thiết lập nhiều dịch vụ và ứng dụng cho người dùng thì Joomla là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Điểm trừ là nền tảng này không thân thiện lắm với người dùng mới. Nền tảng này có giao diện phức tạp hơn WordPress đòi hỏi bạn phải dành thời gian để làm quen và học cách vận hành nền tảng CMS này.
• Drupal: Mặc dù, Drupal bị bỏ xa trước WordPress và Joomla về thị trường, nhưng không có nghĩa là nó ít đáng giá hơn. Trên thực tế, sức mạnh của Drupal được đánh giá tương đương với Joomla. Nó có khả năng quản lý người dùng và phân quyền tốt, có thể quản trị nhiều site đa ngôn ngữ cùng lúc. Thậm chí, nó còn có những đặc điểm đặc biệt nổi trội. Cấu trúc lập trình của Drupal rất tinh vi, an toàn hơn hẳn WordPress. Nó có thể giải quyết hầu hết tất cả các tác vụ phức tạp chỉ bằng một đoạn code ngắn. Đây là lựa chọn lý tưởng cho website có quy mô trung bình và lớn. 
• Magento: Lựa chọn tốt nhất dành cho web thương mại điện tử. Phiên bản miễn phí “Community Edition” có mã nguồn mở  được phát hành lần đầu tiên năm 2008 và ngày càng được sử dụng rộng rãi. Magento cũng cung cấp nhiều tiện ích mở rộng, các chức năng bổ sung và một cộng đồng mở được hỗ trợ bởi các nhà phát triển.

4. Các chức năng có sẵn (Available features) trong hệ thống quản trị nội dung

Không phải tất cả các website cần các tính năng CMS giống nhau. Do đó, hãy chọn một nền tảng có đầy đủ các tính năng cần thiết để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của bạn. Trước khi lựa chọn một nền tảng hệ thống quản trị, bạn kiểm tra các tính năng sau:

• Installation (Thiết lập): Quá trình cài đặt của bất kỳ CMS nào cũng phải được ghi lại để đảm bảo áp dụng thống nhất. Nó sẽ không đòi hỏi cần có chuyên môn kỹ thuật cao.
• Ease Of Use (Tính dễ sử dụng): Những người dùng có thể dễ dàng truy cập và vận hành nó mà không bị gián đoạn hay gặp bất kỳ lỗi nào.
• Documentation (Tài liệu): Có tài liệu hướng dẫn kỹ lưỡng, tương tác và được tổ chức tốt cho cả nhà phát triển và người dùng cuối cùng.
• Mobility (Sử dụng được trên thiết bị di động): Người dùng có thể dễ dàng truy cập trang web của bạn trên bất kỳ thiết bị di động nào.
• Flexibility (Tính linh hoạt): Cập nhật phần mềm thường xuyên để phù hợp với xu hướng thị trường mới nhất.
• Scalability (Khả năng nâng cấp): Một CMS hiệu quả phải có khả năng mở rộng đủ để theo kịp sự phát triển của doanh nghiệp, từ đó đảm bảo hiệu suất cao nhất của trang web.
• Security (Bảo mật): Tính bảo mật của CMS rất quan trọng để giữ an toàn cho nội dung và thông tin khách hàng của bạn.  Tìm kiếm cả các tính năng bảo mật tích hợp cũng như các trình bổ sung để sửa lỗi bảo mật.
• Support (Hỗ trợ): một hệ thống hỗ trợ liên tục và kịp thời để xử lý cả phần mềm cũng như cơ sở hạ tầng lưu trữ. Hãy tìm một nhà cung cấp hỗ trợ  24/7 cho người dùng thông qua điện thoại, email và trò chuyện.

5. Các kỹ năng cần thiết (Required Skillsets) 

Đừng bỏ qua tất cả những kỹ năng đặc biệt cần thiết để sử dụng nền tảng. Bạn phải đảm bảo công ty bạn có nhân sự vận hành được hệ thống quản trị nội dung. Bạn cần tập trung vào hai kỹ năng sau:

• Technical Skills (Trình độ công nghệ thông tin): Chọn một nền tảng CMS mà nhóm CNTT của bạn có đủ kiến ​​thức để xử lý vấn đề liên quan đến kỹ thuật bao gồm cài đặt, bảo mật, bảo trì, sửa đổi, nâng cấp, v.v.
• End-User Skills (Trình độ của người dùng cuối cùng): Chọn nền tảng mà người dùng cuối cùng cũng phải dễ dàng sử dụng nó. Nói cách khác, tất cả các thành viên trong nhóm sản xuất, tiếp thị và bán hàng của bạn sẽ có thể sử dụng nó mà không cần đào tạo thêm.

6. Sự phát triển của công nghệ (Technology Integration)

Khoa học công nghệ đang phát triển mạnh mẽ và chi phối tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp (bán hàng, tiếp thị, quản lý dự án, quan hệ khách hàng, v.v.). Do đó, bạn cần đảm bảo rằng nền tảng CMS đã chọn của bạn có thể theo kịp tốc độ với công nghệ của thế giới. 

Ngoài ra, hãy xem xét việc phát triển và mở rộng doanh nghiệp trong tương lai của bạn và đảm bảo rằng nền tảng CMS sẽ tương thích với những thay đổi đó.  Từ đó, bạn sẽ có thể đưa ra tích hợp công nghệ tốt hơn.

7. Tổng chi phí (Overall Costs) phụ thuộc vào hệ thống quản trị nội dung

Chi phí quản lý một trang web chủ yếu phụ thuộc vào chi phí của CMS được sử dụng.  Chi phí thực sự của nền tảng CMS có thể thay đổi lớn dựa trên một loạt các tính năng liên quan đến chúng. Bạn phải dự đoán các thay đổi đó để đưa ra quyết định đúng đắn. Xác định ngân sách của bạn và phần còn lại sẽ dễ dàng hơn. Cho dù bạn muốn đầu tư vào một dịch vụ lưu trữ tốt hay đang cố gắng tập trung vào việc đạt được lưu lượng truy cập, bạn phải biết bạn đã sẵn sàng chi bao nhiêu.

8. Cộng đồng hỗ trợ trực tuyến (Online community support)

Dịch vụ đi kèm nền tảng CMS không chỉ là cung cấp sự đào tạo và hỗ trợ liên tục cho người dùng mà còn hỗ trợ cộng đồng trực tuyến mạnh mẽ để bạn có thể tận dụng tối đa nền tảng đã chọn. Hầu hết tất cả các CMS đều có cộng đồng trực tuyến lớn, đã và đang giúp đỡ những người mới bắt đầu một cách nhiệt tình. 

Bất kể bạn đang phải đối mặt với các vấn đề kỹ thuật hay đang tìm kiếm hỗ trợ tính năng, các cộng đồng trực tuyến sẽ cung cấp cho bạn các giải pháp khả thi nhất và cho phép bạn khắc phục các sự cố trong quá trình sử dụng.  Điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp nhỏ, không có nhân viên chuyên trách để điều hành và duy trì trang web CMS.

Cuối cùng, khi bạn nghiên cứu và tìm thấy nền tảng CMS hiệu quả nhất cho trang web của mình, hãy đảm bảo nó đáp ứng kỳ vọng của bạn và đem lại lợi nhuận cho khoản đầu tư của bạn. Vì vậy, đừng vội vàng.  Bạn nên dành thời gian tìm hiểu càng kỹ càng tốt để xác định người phù hợp nhất với bạn.  

Hãy xem xét 8 yếu tố này để đưa ra quyết định sáng suốt và làm cho hành trình CMS của bạn trở nên dễ chịu.