Nội dung chính
Thư chào mừng dành cho khách của khách sạn là gì?
Thư chào mừng là thư hoặc thiệp cá nhân được gửi từ khách sạn cho khách khi họ tới. Bức thư có thể được gửi từ đội ngũ làm việc, người sáng lập hoặc chủ sở hữu của khách sạn hoặc một người đại diện từ đội ngũ khách sạn (ví dụ, trưởng nhóm Chăm sóc Khách hàng). Bức thư có thể được tự động gửi qua email sau khi khách nhận phòng hoặc in ra và để trong phòng khách.
Thư chào mừng dành cho khách của khách sạn
Việc đó đóng vai trò như một lời chào mừng để cho vị khách của bạn biết điều gì sẽ xảy ra trong thời gian lưu trú của họ, và cung cấp lời khuyên hữu ích giúp cho kỳ nghỉ thoải mái hơn, đảm bảo với khách rằng đội ngũ quản lý khách sạn luôn sẵn sàng hỗ trợ họ. Đó là “ấn tượng đầu tiên” của khách hàng về con người và khách sạn của bạn.
Lợi ích của thư chào mừng
Thư chào mừng có thể đóng vai trò là “gương mặt thân thiện” đầu tiên mà khách hàng và có thể kết nối họ với cơ sở kinh doanh của bạn về mặt cảm xúc; tạo cơ hội gây nên kỉ niệm đáng nhớ để có khách có thể trở lại lần nữa.
Lợi ích của thư chào mừng
Dictionary.com định nghĩa lòng hiếu khách là “sự đón tiếp và chiêu đãi thân thiện và hào phóng đối với khách, du khách hoặc người lạ”. Lợi ích đầu tiên của việc có một lá thư chào mừng của khách sạn là mang đến cho khách của bạn sự đón tiếp thân thiện và hào phóng. Thư chào mừng cũng có thể giúp bạn:
- Giúp khách nhận biết các sự kiện đặc biệt trong khu vực
- Hướng họ đến nhà hàng, hoạt động hoặc trải nghiệm bổ sung của khách sạn
- Chia sẻ đề xuất của riêng bạn với tư cách là một chuyên gia địa phương
- Mời họ tương tác với các tài khoản truyền thông xã hội của bạn
Bạn viết gì trong thư chào mừng?
Hãy bắt đầu với những gì bạn không viết – không cần phải xem qua các chính sách, thủ tục cũng như các điều khoản & điều kiện mà họ đã đồng ý khi đặt phòng. Bạn có thể lưu thông tin đó cho email xác nhận. Tìm các mẫu và mẫu email để xác nhận đặt phòng, liên lạc qua SMS trước khi đến, cũng như gửi các email sau khi khách đến và tương tác với khách.
Viết gì trong thư chào mừng?
Nên đảm bảo rằng ghi chú của bạn ngắn gọn và gửi đến khách hàng cảm xúc vui vẻ vì họ đã lựa chọn bạn. Hãy để giọng điệu lạc quan và thân thiện, đồng thời đảm bảo với khách hàng rằng họ đã chọn đúng nơi để ghi dấu những kỷ niệm của mình.
Lựa chọn điều gì để đưa vào thư chào mừng?
Hãy bắt đầu bằng việc cách cảm ơn khách đã chọn chỗ nghỉ của bạn. Hãy cung cấp cho họ điều gì đó để mong đợi và tạo hứng thú về khách sạn của bạn cũng như những gì khách sạn có thể cung cấp trong thời gian họ lưu trú cả trong và ngoài khuôn viên. Nói với họ về khu vực địa phương.
Bạn thậm chí có thể đưa ra những lời khuyên và chi tiết nhỏ để trả lời bất kỳ câu hỏi đang chờ xử lý nào mà họ có thể có, chẳng hạn như cách điều hòa hoạt động, lời nhắc về mật khẩu wifi, minibar, nơi đặt két sắt hoặc thậm chí là giờ hoạt động của bể bơi.
Mẫu thư chào mừng khách
Phiên bản hiện đại của thư chào mừng khách có thể vui nhộn, sôi nổi, thú vị, đầy cảm hứng…! Dựa trên thương hiệu của khách sạn của bạn, bạn có thể điều chỉnh thư hoặc thẻ để làm cho nó phù hợp với tính cách của bạn. Mặc dù bạn có thể tùy chỉnh thư của mình theo phong cách của khu vực, nhưng bạn phải luôn bao gồm những điều cơ bản:
- Chào đón nồng nhiệt. Nếu bạn đang gửi thư qua email, bạn có thể sử dụng hệ thống quản lý của mình! Bằng cách đó, thông điệp của bạn được cá nhân hóa hơn bằng cách sử dụng tên khách hàng từ hệ thống.
- Bất kỳ thông tin về địa phương nào mà khách cần biết – sự thật thú vị hoặc đề xuất cá nhân cũng hoạt động tốt ở đây.
- Thông tin liên hệ để khách liên hệ với bạn hoặc nhóm của bạn nếu họ cần thứ gì đó.
- Tài khoản mạng xã hội của bạn – đây là cơ hội tuyệt vời để mời khách tương tác với thương hiệu của bạn và chia sẻ nội dung có thể lôi kéo những khách du lịch khác cũng đặt phòng với bạn.
Làm cho nó cá nhân.
Giọng điệu thân mật với các đề xuất cá nhân có thể làm cho thư chào mừng của bạn giống như nó đến từ một người bạn. Hãy khiến khách của bạn hào hứng với những gì khách sạn và khu vực địa phương của bạn cung cấp. Đó là nơi bạn đưa bạn bè và gia đình của bạn khi họ đến thăm? Vâng, nói với họ về điều đó.
Hỏi nhân viên của bạn về các đề xuất của họ và đưa chúng vào cũng như một cách để giới thiệu những người giúp họ có thể ở lại. Địa điểm uống cà phê yêu thích của quản gia, địa điểm chơi gôn mini yêu thích của nhân viên lễ tân… tất cả đều có thể khiến khách cảm thấy như họ là một phần của gia đình và xây dựng mối quan hệ cá nhân hơn.
Mẫu thư chào mừng
Dưới đây là hai mẫu thư chào mừng và một ví dụ về giới thiệu mã QR chào mừng một cách thú vị:
***************************************
Thư chào mừng từ đội ngũ quản lý khách sạn
Chào mừng quý khách!
Chúng tôi biết bạn có rất nhiều lựa chọn khi đến [Tên thị trấn/thành phố] và rất vui vì bạn đã chọn [Tên khách sạn của bạn]. Chúng tôi hy vọng rằng khi bạn đến đây với cảm giác phiêu lưu và sẽ để lại những kỷ niệm tuyệt vời về thời gian ở đây.
Chuyến đi đến [Town/City Name] sẽ không trọn vẹn nếu không ghé thăm [Local Attraction]. Khu [tên] là nơi tốt nhất để gửi xe – hãy đảm bảo bạn đến đó trước 10 giờ sáng để tránh đông đúc. Ghế bãi biển, kem chống nắng và khăn tắm có sẵn trong cửa hàng quà tặng của chúng tôi.
Khi bạn trở về sau một ngày ở bãi biển, nhà hàng [Restaurant Name] của chúng tôi có bữa tối đặc biệt hàng đêm – hết bàn rất nhanh, vì vậy hãy đảm bảo đặt chỗ của bạn bằng cách nhắn tin cho chúng tôi theo số [Số Điện Thoại].
Giám đốc điều hành của chúng tôi, Dave, giới thiệu [tên món] tại [Tên nhà hàng của khách sạn] cho bữa sáng – bạn thậm chí có thể thấy anh ấy giúp chuẩn bị nước cam tươi vắt trước khi hồ bơi mở cửa lúc 10 giờ sáng.
Quét mã QR bên dưới để biết thêm đề xuất trên trang hướng dẫn địa phương của chúng tôi. Bạn sẽ tìm thấy lịch sự kiện và dự báo thời tiết để có thể tận dụng tối đa thời gian lưu trú của mình. Chúng tôi làm việc 24/7, vì vậy nếu bạn cần bất kỳ điều gì, hãy nhắn tin cho chúng tôi theo số [Chèn số điện thoại].
Hãy tận hưởng thời gian của bạn tại [Tên khách sạn]! Nếu bạn chia sẻ niềm vui của mình trên mạng xã hội, hãy nhớ gắn thẻ chúng tôi tại #hashtag trên Instagram [@handle] hoặc Facebook [@name] để nhận đồ uống miễn phí tùy chọn trong lần lưu trú tiếp theo của bạn với chúng tôi.
Trân trọng kính chào,
Tổng Giám đốc & Đội ngũ
Tên khách sạn
Nguồn: Cloudbeds
Đọc thêm những bài Kiến thức về Marketing Du lịch từ Asia Lion tại đây.
